Mitarbeitergespräche zu führen gehört zum Tagesgeschäft jeder Führungskraft. Hier werden Informationen ausgetauscht, Rückmeldungen gegeben und Aufgaben verteilt.

Allerdings reicht dies alleine nicht aus, um Mitarbeiter längerfristig zu motivieren. Mindestens einmal im Jahr sollte sich der Vorgesetzte intensiver mit den Anliegen des Mitarbeiters auseinandersetzen, ihm Orientierung und Feedback geben und mögliche Entwicklungen besprechen. Ein gut geführtes jährliches Gespräch kann einen starken Motivationsschub auslösen und die Leistung längerfristig verbessern. Es kann nicht sein, dass viele Mitarbeiter in deutschen Unternehmen nicht wissen, wie sie von ihren Vorgesetzten eingeschätzt werden.

Vielen Unternehmen haben ein solches ausführliches Mitarbeitergespräch institutionalisiert. In einem intensiveren, jährlichen Gespräch mit dem Mitarbeiter über Fragen gesprochen werden, die häufig im Tagesgeschäft untergehen. Es finden sich für dieses Gespräch häufig Bezeichnungen wie Beurteilungsgespräch, Ziel-vereinbarungsgespräch, Fördergespräch, jährliches Mitarbeitergespräch usw.. In vielen Unternehmen sind Checklisten oder Formblätter hierfür vorgesehen, die die Führungskraft bei der Durchführung unterstützen soll.
Grundvorrausetzung ist für den erfolgreichen Verlauf des Gesprächs ist es, dass die Führungskraft voll hinter dem Sinn des Gespräches steht. Wenn dieses nur nach Vorschrift geführt wird, geht die mögliche Motivations-wirkung des Gespräches verloren. An der erfolgreichen Durchführung des Mitarbeitergesprächs zeigt sich die Stärke einer Führungskraft.

Welchen klassischen Aufbau hat ein solches jährliches Mitarbeitergespräch?

1. Vorbereitung

Das Mitarbeitergespräch wird umso erfolgreicher, je ausführlicher sich die Führungskraft auf das Gespräch vorbereitet.

Sich mit dem Instrument identifizieren
Mitarbeiter informieren
Ort und Zeit des Gesprächs festlegen
Ausreichend Zeit einplanen
Mitarbeiter einschätzen, Beispiele sammeln
Ziele für Mitarbeiter überlegen
Ideen zur Weiterentwicklung sammeln

2. Einleitung

In der Einleitung erfährt der Mitarbeiter über den Hintergrund und Sinn des Gespräches. Er bekommt von dem Vorgesetzten eine Orientierung über dem Verlauf. Des weiteren sollte der Vorgesetzte sich bemühen ein positive Gesprächsatmosphäre aufzubauen.

Begrüßung
Angenehme Sitzordnung
Atmosphäre schaffen
Ziel und Zweck des Gespräches erläutern
Gesamteindruck mitteilen

3. Rückblick

In dem Rückblick spricht der Vorgesetzte über die Aufgaben und Projekte die der Mitarbeiter in dem vergangenen Jahr durchgeführt hat und gibt Rückmeldung über die Qualität der Arbeit und mögliche Verbesserungspunkte.

Letzte Ziele, Aufgaben und Projekte besprechen
Ziehen Sie Bilanz

4. Feedbackgespräch

In dem Feedbackgespräch werden offen die Stärken und Verbesserungspotentiale des Mitarbeiters besprochen. Es wird die Leistung gewürdigt und mögliche Maßnahmen zur Verbesserung der Leistung vereinbart.

Feedback geben und durch Beispiel erläutern
Selbsteinschätzung erfragen
Ich-Botschaften senden
Führen Sie einen Dialog
Klären Sie kontroverse Standpunkte
Vereinbaren Sie Maßnahmen zur Leistungssteigerung

5. Zielvereinbarungsgespräch

Das Zielvereinbarungsgespräch soll Orientierung über die zukünftigen Ziele und Aufgaben des Mitarbeiters geben. Die Ziele sollten messbar, konkret und erreichbar formuliert sein. Idealerweise sollte die Ziele mit dem Mitarbeiter gemeinsam vereinbart werden. Dies ist nicht immer möglich, aber erstrebenswert.

Ziele und Aufgaben für das nächste Jahr vereinbaren

6. Entwicklungsgespräch

In dem Entwicklungsgespräch werden bisher durchgeführte Entwicklungsmaßnahmen besprochen und die nächsten Entwicklungsziele und -schritte vereinbart. Der Mitarbeiter sollte Klarheit über zukünftige Einsatzmöglichkeiten und Weiterbildungsmaßnahmen bekommen

Förder- und Entwicklungsmaßnahmen besprechen
Geben Sie Hilfestellung bei Leistungsschwächen
Geben Sie eine Ausblick auf die weitere Entwicklung

7. Abschluss

Gegen Ende sollte der Mitarbeiter die Möglichkeit haben zum Gesamtgespräch ein Rückmeldung zu geben und eigen Wünsche oder Vorstellung zu äußern. Die Ergebnisse des Gesprächs werden schriftliche zusammengefasst und der Mitarbeiter bekommt eine Kopie

Anmerkungen des Mitarbeiters aufschreiben
Erfragen Sie Eindrücke über den Ablauf des Gespräches
Fassen Sie die Gesprächsergebnisse zusammen

Autor: Ingo TKrawiec, Krawiec Consulting

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