Der Erfolg einer Besprechung hängt im Wesentlichen von einer guten Vorbereitung sowie einer zielorientierten Leitung ab.

Was ist bei der Vorbereitung einer Besprechung wichtig?

Ziele und Inhalte der Besprechung

Um eine Besprechung effektiv durchzuführen, muss ein roter Faden erkennbar sein. Die Ziele und Inhalte der Be-
sprechung müssen klar sein. So können sich die Teilneh-
mer entsprechend vorbereiten und können konstruktiv zum Erfolg der Sitzung beitragen.

Teilnehmerzahl

Die Besprechung sollte nicht zu groß und nicht zu klein sein. Bei einer Besprechung über zehn Teilnehmern nimmt die Qualität stark ab. Andererseits sollten bei wichtigen Entscheidungen die Entscheidungsträger oder die Betroff-
enen eingebunden werden. Die Wahl der richtigen Be-
sprechungsgröße ist nicht immer einfach.

Logistik

Bei Besprechungen sollten die Rahmenbedingungen stim-men. Es müssen Raum, Medien, Bewirtung, Geräte usw. geklärt werden. Auch hier erlebt man immer wieder Über-raschungen.

Zeitpunkt

Auch der richtige Zeitpunkt ist für eine erfolgreiche Be-
sprechung wichtig. Es gibt in jedem Unternehmen gute und schlechte Zeiten für Besprechungen. Man sollte den Ter-
min mit den wichtigsten Teilnehmern klären. Wird ein Meeting zu spät am Tag angesetzt, sind die Teilnehmer nicht mehr konzentriert und die Ergebnisse sind häufig schlechter.




Checkliste für die Vorbereitung der Besprechung:

Welche Fragen bzw. Themen sollen behandelt werden?

Wer soll sie leiten?
Wer soll daran teilnehmen?
Wie lange soll sie dauern?
Wann sollte Sie durchgeführt werden?
Wie lautet die Tagesordnung?
Wer führt das Protokoll?
Wo wird sie durchgeführt?
Welche Materialien werden benötigt?
Wie werden die Teilnehmer informiert?
Müssen sich die Teilnehmer vorbereiten?

Auch dies sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Viele Be-sprechungsleiter überziehen die Besprechung maßlos, ohne die Zustimmung der Teilnehmer einzuholen. Wenn Sie merken, Sie kommen mit der Besprechungszeit nicht hin, vereinbaren Sie einen neuen Termin oder verlängern Sie mit Absprache der Teilnehmer. Wird eine Besprechung deutlich überzogen, verpassen die Teilnehmer evtl. andere Termine. Des Weiteren wird jedes Zeitmanagement der Teilnehmer über den Haufen geworfen. Auch leidet die Effektivität, denn wenn das Ende einer Besprechung nicht klar ist, nimmt man sich eher Zeit für unwichtige Dinge, anstatt in Kürze das Wichtigste zu besprechen.

Visualisierung der Agenda

Die Tagesordnungspunkte sollten für alle sichtbar im Raum hängen, damit jeder mitbekommt, wo man sich gerade befindet und auch die Gruppe den Fahrplan beeinflussen kann. Eine Agenda diszipliniert die Besprechung. Machen Sie als Besprechungsleiter Abweichungen von der Agenda deutlich. Besprechen Sie die Tagesordnung als Fahrplan für den Ablauf der Besprechung zu Beginn.

Straffe Leitung mit Sensibilität für Situationen

Bei den meisten Besprechungen ist eine straffe Moderation angemessen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wichtige Themen untergehen dürfen, weil nicht genug Zeit hierfür vorhanden ist. Der Leiter muss immer abwägen zwischen dem Fahrplan und dem aktuellen Besprechungsbedarf der Gruppe. Es sollten keine wichtigen Themen unter den Tisch gekehrt werden, nur weil sie nicht auf der Tagesordnung vorgesehen waren.

Wichtige Entscheidungen visualisieren

Gerade bei unternehmenspolitischen Themen gibt es nach einer Besprechung oft Unklarheit über die Entscheidungen oder lange Diskussionen über das Protokoll. Hilfreich ist hier, wenn der Besprechungsleiter wichtige Entschei-
dungen oder Vereinbarungen am Flipchart mitvisualisiert. Dies erhöht die Verbindlichkeit und eventuelle Missver-
ständnisse können in der Besprechung abgebaut werden. Auch sollte der Besprechungsleiter in regelmäßigen Ab-
ständen Zwischenzusammenfassungen der Ergebnisse durchführen.

Gesprächsführungskompetenz des Besprechungs-leiters

Gerade in schwierigen Besprechungssituationen benötigt der Besprechungsleiter eine hohe Gesprächsführungs-
kompetenz. Er muss Vielredner stoppen, ruhige Teilneh-
mer ermuntern, Meinungsunterschiede transparent machen und Entscheidungen herbeiführen. Er muss die richtigen Fragen stellen, Ergebnisse zusammenfassen und Eindrücke zurückmelden können. Gerade bei Meinungs-
unterschieden und Konflikten benötigt der Besprechungs-
leiter ein gewisses "Standing", um bei den Beteiligten Gehör zu finden und eventuell zu schlichten. Auch sollte der Leiter darauf achten, dass er auch die Leitung behält. Viele Leiter lassen gerade bei schwierigen Besprechungen die Gruppendynamik einfach laufen, was dann meist zu schlechten Besprechungsergebnissen führt.

Greifen Sie Seitengespräche auf

Seitengespräche können den Ablauf der Besprechung be-
hindern, da Aufmerksamkeit von dem aktuellen Thema abgeht. Sprechen Sie die jeweiligen Teilnehmer an und greifen Sie ggf. die Themen der Seitengespräche auf, manchmal verbergen sich hier wichtige Punkte für die Besprechung.

Offen Fragen und Themen aufschreiben

Schreiben Sie offene Fragen und Themen mit, damit zu einem späteren Zeitpunkt darauf eingegangen werden kann. Auch diese können an einem Flipchart visualisiert werden.

Ergebnisse

Die Ergebnisse müssen kurz und übersichtlich im Protokoll zusammengefasst werden. Wenn Aufgaben verteilt wur-
den, muss festgehalten werden, wer diese bis wann er-
ledigen muss.

Autor: Ingo Th. Krawiec, Krawiec Consulting

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